Gizlilik Politikası

1. Kapsam ve veri sorumluluğu

Bu politika, Okul Yanımda mobil uygulaması ile web tabanlı okul yönetim panelinin kullanımını kapsar. Öğrenci ve veli kayıtları, hizmeti kullanan yetkili eğitim kurumu tarafından oluşturulur ve yönetilir. İlgili kurum, kendi öğrenci ve velilerine ait verilerin hangi amaçlarla işleneceğini belirlediği ölçüde veri sorumlusudur. Okul Yanımda ise hizmetin teknik olarak sunulması kapsamında verileri işler.

Kullanılabilir özellikler, kurumun ve sınıfın yapılandırmasına ve kullanıcının rolüne göre değişebilir. Aşağıdaki açıklamalar, ilgili özelliklerin kullanıldığı ölçüde geçerlidir. Mobil uygulama ile yönetim panelinde kullanılan veri alanları aynı olmayabilir.

2. İşlenen bilgiler

Hizmetin kullanılan özelliklerine göre şu bilgiler işlenebilir:

• Hesap ve iletişim bilgileri: Ad, soyad, telefon numarası, kullanıcı adı, rol, kurum ve hesapla ilişkilendirilen kimlik bilgileri.
• Öğrenci ve aile ilişkileri: Öğrenci, sınıf, veli ve öğretmen ilişkilendirmeleri; anne, baba veya diğer yakınlık bilgileri. Yetkili kurum kullanıcıları yanlış girilmiş ilişki bilgilerini düzeltebilir.
• Doğum tarihi bilgileri: Kurum tarafından kaydedilen doğum tarihleri. Veli doğum günleri, okul yönetim panelinde yetkili kullanıcılara gösterilebilir.
• Eğitim ve devam kayıtları: Yoklama tarihleri ve devam durumları, ödev başlıkları ve açıklamaları, teslim tarihleri, ödev tamamlama ve değerlendirme sonuçları, ilgili öğretmen notları ve iptal gerekçeleri; kullanılan diğer özelliklere bağlı olarak etkinlik, sınav, ders programı ve duyuru kayıtları.
• Günlük öğün kayıtları: Yemek menüleri, öğrencinin öğünü yeme, kısmen yeme veya yememe durumu ve buna ilişkin öğretmen notları. Bu kayıtlar, okulda geçirilen güne ilişkin veli bilgilendirmesi amacıyla kullanılır.
• Teslim alma bilgileri: Öğrenciyi teslim alabilecek kişilerin adı, telefon numarası, öğrenciye yakınlığı ve yetkilendirme bilgileri; teslim alma talepleri, bildirilen geliş durumları ve işlem zamanları.
• Okul servisi bilgileri: Servis ve araç bilgileri, plaka, şoför ve görevli iletişim bilgileri, servis durumu ve güncelleme kayıtları.
• Diğer okul kayıtları: İlgili özellikler kullanıldığında sağlık veya ilaç notları, kurum tarafından yüklenen fotoğraflar, belgeler ve diğer içerikler ile ücret, ödeme ve tahsilat takibine ilişkin kayıtlar.
• Teknik bilgiler: IP adresi, cihaz ve işletim sistemi bilgileri, uygulama sürümü ve derleme numarası, bildirim belirteçleri, uygulama kurulum ve oturum tanımlayıcıları, güvenlik kayıtları, hata ve çökme raporları ile teknik teşhis verileri.

Bilgiler, yetkili okul kullanıcıları ve velilerin işlemleri, kurum kayıtları ve hizmetin çalışması sırasında oluşan teknik kayıtlar yoluyla elde edilir. Teslim alacak kişi bilgileri uygulamaya girilen kayıtlardan oluşur; bu işlem için telefon rehberi okunmaz. Okul servisi durumunun gösterilmesi, mobil cihazın GPS konumunun takip edildiği anlamına gelmez.

3. Bilgileri neden kullanıyoruz?

• Kullanıcı kimliğini doğrulamak; kurum, sınıf, öğrenci ve rol bazlı erişim sağlamak.
• Okul, öğretmen ve veli arasındaki bilgi akışını yürütmek.
• Öğrencilerin günlük devam durumlarını ve ödev süreçlerini takip etmek ve velileri bilgilendirmek.
• Okuldaki öğün tüketim durumlarını ilgili velilere iletmek.
• Öğrencilerin yetkili kişilere teslimini ve okul servisi koordinasyonunu yürütmek.
• Okulun iletişim bilgilerini, çalışma saatlerini ve ilgili içeriklerini kullanıcılara sunmak.
• Yönetim panelinde kayıtlı veli doğum günlerini yetkili okul kullanıcılarına göstermek.
• Bildirim göndermek, teknik destek sunmak, hataları incelemek ve uygulamanın kararlılığını geliştirmek.
• Uygulama sürümünün hizmetle uyumluluğunu kontrol etmek; güncelleme ve bakım bilgilendirmelerini sunmak.
• Kötüye kullanımı önlemek, güvenliği sağlamak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek.

4. Bilgilerin paylaşılması ve teknik hizmet sağlayıcılar

Bilgiler, kullanıcının rolüne ve yetkisine göre ilgili okul yöneticileri, öğretmenler ve velilerle paylaşılabilir. Örneğin öğretmenin kaydettiği yoklama, ödev ve öğün bilgileri ilgili öğrenciye erişimi olan velilere; velinin oluşturduğu teslim alma bildirimi ise ilgili yetkili okul kullanıcılarına gösterilir.

Hizmetin çalışması için barındırma, veri tabanı, dosya depolama, bildirim ve güvenlik hizmeti sağlayan tedarikçilerden yararlanılabilir. Mobil bildirimlerin iletilmesinde Google Firebase Cloud Messaging ve platformun bildirim altyapısı kullanılır. Bildirimlerin doğru uygulama kurulumuna yönlendirilmesi için bildirim belirteçleri ve kurulum tanımlayıcıları işlenir.

Uygulama hatalarının incelenmesi ve kararlılığın geliştirilmesi için Google Firebase Crashlytics kullanılır. Bu kapsamda hata ve çökme kayıtları, uygulama ve cihazla ilgili teknik bilgiler, kurulum tanımlayıcıları ve oturum ölçümleri işlenebilir. Bildirim izni ile hata raporlama farklı işlemlerdir; bildirim izninin kapatılması hata raporlamayı kapatmaz.

Ayrıca kanunen zorunlu olması hâlinde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşım yapılabilir. Kişisel veriler reklam amacıyla satılmaz.

5. Çocuklara ait veriler

Okul Yanımda çocukların kendi başlarına hesap açmasına yönelik bir hizmet değildir. Çocuklara ait bilgiler, yetkili eğitim kurumu ve yetkilendirilmiş yetişkin kullanıcılar tarafından eğitim ve bakım süreçlerini yürütmek amacıyla sisteme eklenir. Veli erişimi yalnızca kurum tarafından ilişkilendirilen çocuk kayıtlarıyla sınırlandırılır.

6. Saklama, güvenlik ve yurt dışı aktarım

Veriler; hizmet ilişkisi devam ettiği, kurumun kayıt tutma ihtiyacı bulunduğu veya mevzuat gerektirdiği süre boyunca saklanır. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Yetkisiz erişimi azaltmak için şifreli iletişim, erişim kontrolü ve güvenlik kayıtları gibi teknik ve idari önlemler uygulanır. İnternet üzerinden iletimde mutlak güvenlik garanti edilemez.

Oturum bilgilerinin, uygulama tercihlerinin ve bazı içeriklerin cihazda saklanması uygulamanın çalışmasını destekler. Desteklenen formlarda yarım kalan girişlerin korunması için taslaklar cihazda tutulabilir. Form taslakları oturum kapatıldığında temizlenir. Oturumu kapatmak, kurumun sunucuda tutulan kayıtlarını silmez.

Google Firebase dahil kullanılan teknik hizmet sağlayıcıların altyapısına bağlı olarak veriler Türkiye dışında bulunan sistemlerde işlenebilir.

7. Haklarınız ve talepleriniz

Verilerinize erişme, yanlış bilgileri düzeltme, uygun koşullarda silme veya işlemeye itiraz etme talebinde bulunabilirsiniz. Öğrenci, veli veya okul kaydına ilişkin talepler için öncelikle hesabınızı oluşturan eğitim kurumuna başvurun. Teknik konular ve bu politikaya ilişkin sorular için Okul Yanımda destek ekibine ulaşabilirsiniz.

Silme talepleri değerlendirilirken kurumun kayıt tutma yükümlülükleri ve geçerli mevzuattan doğan saklama gereklilikleri dikkate alınır. Teslim alacak bir kişiyi listeden kaldırmak, hesabın veya geçmiş okul işlem kayıtlarının tamamını silmek anlamına gelmez.

9. Politika değişiklikleri

Hizmetteki veya yasal gerekliliklerdeki değişikliklere göre bu politika güncellenebilir. Güncel metin bu sayfada yayımlanır ve son güncelleme tarihi sayfanın üstünde gösterilir.